石河子大学档案管理实施细则
政策制度
石河子大学档案管理实施细则
发布时间:2015-04-01
  

石河子大学档案管理实施细则

第一章总则

第一条为了加强档案的管理、收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为教学、科研和党政管理服务,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)等法律法规,结合我校实际情况,制定本实施细则。

第二条本细则中所称的档案,是指学校过去和现在从事教学、科研、党政管理和其它各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。

第三条档案工作是学校重要的基础性工作,是反映和衡量学校管理水平的重要标志。各部门、各单位要重视档案工作,保障档案工作依法开展。档案是学校不可再生的宝贵财富,学校所有单位和个人都要遵照《中华人民共和国档案法》等法律法规承担保护和移交档案的义务

第四条档案工作实行统一领导、分级管理原则,维护档案的完整与安全,便于开发和利用。

第五条学校要加强对档案工作的领导,将档案工作列入学校发展规划和计划中。

第六条学校严格实行部门(单位)归档制度。各部门、各单位必须将文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入有关人员的岗位责任制,纳入有关工作程序。

第二章机构设置、人员配备及职责

第七条石河子大学档案馆主管全校的档案工作,对全校档案工作实行统筹规划、组织协调、监督指导。档案工作由一名校领导分管;同时接受国家各级档案行政管理部门的监督、指导和检查。

第八条成立石河子大学档案管理委员会,各学院、各部门、各单位设兼职档案员。

第九条石河子大学档案馆是集中管理档案的职能部门,又是永久保存档案和提供利用的文化事业机构。对于利用频繁、具有独立性的档案,可根据需要设立分室管理,分室是大学的档案管理分支机构。

第十条经学校批准,二级单位可以设置档案分室,由本单位领导并接受档案馆业务指导。档案分室负责本单位的档案收集、整理、保管、利用工作,定期向档案馆移交档案总清单。档案分室配备兼职档案员。

第十一条档案工作人员应忠于职守,遵守纪律,保守机密,具备专业知识,并接受档案行政管理部门的定期培训。档案馆负责培训全校兼职档案员。

第十二条石河子大学档案馆的基本职责是:

1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划全校档案工作。

2.拟订并贯彻落实学校关于档案工作的规章制度,对各部门、各单位档案工作进行监督、指导和检查,履行依法治档职责。

3.协助和指导各部门、各单位做好不同载体文件材料的收集、整理、归档工作。

4.实行部门和课题组立卷归档制度,各类文件材料由形成部门按档案馆制订的各门类档案管理办法规定的归档范围进行整理,并定期向档案馆移交,档案馆应加强指导工作。

5.负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关文件材料。

6.编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源。

7.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

8.参加档案工作协作、开展国内外档案学术研究和交流活动。

9.利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能,积极创造条件,创设爱国主义教育基地。

第十三条档案工作人员要遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十四条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定,采取有效的防护措施。

第十五条建立档案管理制度,便于对档案的利用;配备必要的设施,确保档案的安全,采用先进技术,实现档案管理现代化。


第三章档案管理

第十六条单位及其工作人员在公务活动中形成的文件材料;对国家和学校规定的应当立卷归档的,必须按照规定,定期向档案馆移交,集中管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档,对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第十七条学校举办重大的政治、经济、科学、文化、体育、外事等活动的,应通知档案馆,及时收集活动中形成的档案。有关单位和个人应当在活动结束之日起三十日内到档案馆办理档案移交、登记。

第十八条根据《中华人民共和国档案法》和教育部文件规定,档案馆专、兼职档案员必须参加重要的工作会议、科研课题与成果、设计项目及产品评审、鉴定会。参加工程项目签定合同、竣工验收和设备开箱等工作,对应当归档的文件材料及时验收,有关部门应会同档案馆对应当归档的文件材料审核并签署意见。无完整、准确的文件材料归档的,科研成果不得上报,工程项目不能验收,不得做决算。

第十九条学校建立档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。

第二十条实行由档案材料形成部门归档制度。各部门、各单位形成的档案直接交学校档案馆;各课题组形成的档案交科研处,经科研处审定确认归档的由科研处统一交学校档案馆。

第二十一条归档的文件材料应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。归档文件材料必须是原件,具有凭证作用的文件材料必须加盖印章。

第二十二条在学校各项活动中形成的具有保存价值的实物。如:党和国家领导人为学校题词、校庆礼品、纪念品、获奖证书等。

第二十三条学校档案工作所需经费应当列入学校预算,保证档案工作正常开展。配备必要的设施,采用先进技术手段,确保档案的安全。学校有计划地为档案馆配置计算机、服务器、复印、扫描、照相、录像等设备,逐步实现档案数字化管理,保障数字档案馆建设与数字化校园建设同步进行。

第二十四条保密档案的管理和利用、密级的变更、解密,按照《中华人民共和国保密法》和行政法规办理。

第二十五条鉴定档案保存价值的原则,销毁过期档案的程序和办法,执行国家档案行政管理部门的规定及《石河子大学文件材料归档范围和保管期限表》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,档案馆进行鉴定并登记造册,经有关部门核准后,报主管校领导批准,按规定予以销毁。未经鉴定和批准,禁止擅自销毁档案。

第二十六条对全校档案的收进、移出、数量、档案的利用情况进行统计。按国家规定向上级档案管理部门报送档案工作基本情况统计数据。

第二十七条档案馆应当采取先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十八条档案馆应对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向主管领导报告,及时处理。应加强档案库房的技术管理工作,建立、健全有关规章制度,并有专人负责。

第二十九条对各类档案的分类,详见《石河子大学档案实体分类法》。文书档案归档执行《石河子大学归档文件整理规则》


第四章档案的收集范围、立卷归档分工、归档时间和移交手续

第三十条档案的收集范围:

(一)学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

(二)高校档案实体分类法规定,应当归档的党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十类文件材料。

(三)对各类档案的归档范围详见《石河子大学档案归档范围和保管期限表》

第三十一条档案的立卷归档分工、立卷原则,程序及案卷质量要求:

(一)部门、课题组立卷归档是高校档案工作的基本制度和基础,学校各学院、各部门、各直属单位为立卷单位,分工归口立卷。各部门必须分工明确,协同配合。

(二)全校性、综合性的由档案馆负责立卷归档。专业性或具体业务性的,由各业务承办单位立卷归档,其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。

(三)立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门归口,其他部门可向它们集中汇总。

第三十二条归档的时间和手续:

(一)党政部门和能按年度归档的部门在次年3月底前归档。

(二)教学档案和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。

(三)科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

(四)学校举行重大活动,如党和国家领导人来校视察、召开党代会、教职工代表会、校庆等,由主要职能部门负责在活动结束后两个月内归档。

(五)接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章。

(六)档案馆应当为利用档案创造便利条件,用于行政管理的不得收取费用;用于个人或者商业目的的按照有关规定合理收费。

(七)社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案馆应当无偿和优先提供。

第三十三条寄存在档案馆的档案,归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。

第三十四条档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报请主管校领导批准。

第三十五条档案馆应采取多种形式,(如校史馆、陈列馆、举办档案展览、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。


第五章档案的利用和公布

第三十六条档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经档案馆授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者,不对外公布:

1.涉及国家秘密的。

2.涉及专利或者技术秘密的。

3.涉及个人隐私的。

4.档案形成单位规定限制利用的。

第三十七条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。

1.境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

2.利用者要求复制档案,由档案馆负责处理。

3.港、澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案,须经有关主管部门介绍。

4.馆藏档案原则上不外借。特殊情况要经学校主管领导或馆长批准,对借出档案,要按时归还。损坏或丢失档案者按《档案法》相关条款进行处理。

第三十八条学校的档案只准在档案馆查阅,不得拿出档案馆。若工作特需,必须档案馆馆长批准,办理手续后方可借出,3天内必须归还。

第三十九条利用档案必须遵守国家有关规定和《石河子大学档案利用制度》,办理手续,不得擅自抄录、复制档案或者泄露档案内容;不得涂改、损毁、丢失档案。

第四十条查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请主管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,要经学校保密工作部门批准。

第四十一条档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案馆负责人批准。

第四十二条 档案馆是学校出具档案证明的机构,加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。


第六章奖励与处罚

第四十三条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

1.档案的收集、整理、编研和业务指导成绩显著的;

2.在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的。

3.在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的。

4.将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的。

第四十四条违反本细则,有以下行为之一的,由石河子大学责令改正,并视情节轻重追究其责任,对玩忽职守,造成严重后果的,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关追究刑事责任。

1.玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

2.违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的。

3.涂改、伪造档案的。

4.擅自出卖、赠送、交换档案的。

5.不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的。

6.未按规定向档案馆移交档案或拒绝归档的;

7.基本建设工程和科学技术研究项目的档案,未经档案管理部门和有关主管部门共同验收的。

8.其他违反档案法律法规的行为。

第四十五条档案馆会同档案工作小组,根据考核、评估标准对部门档案工作出具评估报告。学校在考核、评估部门工作时应将其作为考评的依据之一。

第四十六条学校定期召开档案工作会议,对档案工作先进单位和专(兼)职档案员给予表彰和奖励。

第四十七条对于违反《中华人民共和国档案法》的单位和个人,按《中华人民共和国档案法实施办法》处理,并按规定建立备案制度。


第七章附则

第四十八条各部门可根据本办法制订实施细则。

第四十九条本细则自公布之日起执行,《石河子大学档案管理实施细则》(石大校办发〔20076号)同时废止。本细则由档案馆负责解释。



石河子大学档案馆

                        二○一○年九月三日


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